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Kundendaten

In den BLE-Mitteilungen vom Mai 2011 wurde erläutert, dass grundsätzlich seit dem 1. September 2009 Kundendaten nur noch abgespeichert werden dürfen, wenn der Kunde dem zugestimmt hat. Allerdings existiert eine Ausnahme: Jetzt und in Zukunft können weiterhin nach § 28, Abs. 3 S. 2 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Daten ohne Kundeneinwilligung erhoben, gespeichert und verwendet werden, wenn diese sich nur auf Name, Anschrift, Geburtsjahr, Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung und Zugehörigkeit zu einer bestimmten Personengruppe (also „statische“ Daten) beschränken oder die Daten aus einem allgemein zugänglichen Verzeichnis erfasst werden.

Das Problem: Werden – z.B. im Rahmen eines Kunden-Informations-Systems oder für eine Bonusberechnung – auch Umsatz- oder andere Response- bzw. Bewegungsdaten erfasst, ist die Kundeneinwilligung nach Meinung der Datenschützer erforderlich. Ansonsten dürfen die Adressen im Rahmen der oben genannten Fristen nicht mehr verwendet werden - nach September 2009 aufgenommene Kundenadressen mit Bewegungsdaten also bereits jetzt schon nicht mehr.

Hinzu kommt: Die Ausnahmeregelung des BDSG fordert für solche Daten die Speicherung in einer separaten Datei. Enthält die Datei jedoch nur eine einzige Adresse mit einer nicht erlaubten Angabe (z.B. Telefon-Nummer, Umsatz), so darf die gesamte Datei nicht mehr verwendet werden! Und gespeicherte Telefon-Nummern und E-Mail-Adressen müssten ohne eine separate Einwilligung des Kunden zur Sicherheit gelöscht werden.

In diesem Zusammenhang haben viele Lederwarenhändler beim BLE nach entsprechenden Musterformulierungen gefragt. Das Problem: Eine vollständig rechtssichere Gestaltung von Einwilligungserklärungen ist nach Aussage von Juristen nicht möglich, da die Rechtsprechung zu diesem Problemkreis ständig neue Anforderungen aufstellt. Es gibt deshalb weder von der Einzelhandelsorganisation, noch von anderen Institutionen oder Verbänden eine entsprechende Musterformulierung. Im Folgenden einige Empfehlungen und Hinweise zur Gestaltung des Adressaufnahme-Formulars:

  • Als Pflichtangaben sollten nur die tatsächlich für die Zwecke erforderlichen Daten abgefragt werden. Freiwillig einzutragen sind danach z.B. Telefonnummer, Handynummer oder die E-Mail-Adresse. Dabei muss die Freiwilligkeit der Angabe aber im Formular hinreichend deutlich gemacht werden, mindestens durch einen *-Hinweis oder durch Erhebung in einem gesonderten Bereich mit entsprechender Überschrift. 
  • Soweit die Einwilligungserklärung in Zusammenhang mit anderen Willenserklärungen - z.B. einem Antrag auf eine Kunden- oder Bonuskarte - abgegeben werden soll und daher in die allgemeinen Vertragsbedingungen integriert wird, muss die Einwilligungserklärung deutlich hervorgehoben werden. Es ist nicht ohne Risiko, hier lediglich einzelne Worte der Erklärung im Fettdruck hervorzuheben. Zu empfehlen ist deshalb die Verwendung eines Rahmens und einer fettgedruckten, eindeutigen Überschrift die z.B. lauten könnte: „Einwilligung in Information (Werbung) und Marketing“. In der Einwilligungserklärung muss auch der Zweck der Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung eindeutig bestimmt werden. In der Praxis findet sich oft folgende Formulierung: „Ich bin damit einverstanden, dass meine persönlichen Angaben elektronisch gespeichert, verarbeitet und zu Informations- und Werbezwecken verwendet werden.“
  • Es sollte ggf. darauf hingewiesen werden, dass die Daten keinesfalls Dritten zur werblichen Nutzung überlassen werden. Ausnahmen sind lediglich externe Dienstleister wie z.B. Werbeagenturen oder Druckereien (Auftragsdatenverarbeitung).
  • Das Formular sollte ausdrücklich darauf hinweisen, dass gegen die Nutzung der Daten jederzeit Widerspruch eingelegt werden kann.
  • Es ist immer zu differenzieren, ob eine Einwilligungserklärung in Werbung mit Post oder SMS, E-Mail und Telefax abgegeben wird. Wenn der Händler die Werbung mit allen Kommunikationsmitteln ermöglichen möchte, muss er mehrere Einwilligungserklärungen - jeweils für den entsprechenden Kommunikationskanal - einholen.
  • Für die Einwilligung in Werbung per Briefpost muss der Kunde das Formular auf jeden Fall einmal unterschreiben. Erfolgt die Einwilligung z.B. in Zusammenhang mit einem Antrag für eine Kundenkarte, reicht eine Unterschrift am Ende des Formulars, soweit die Erklärung ausreichend hervorgehoben wurde. In diesem Fall muss für den Verbraucher aber eine „opt-out“ Möglichkeit geschaffen werden. Er muss also die Möglichkeit erhalten, die Einwilligung abzuwählen, z.B. durch Ankreuzen eines dafür vorgesehenen Kästchens oder durch das Streichen der Einwilligung im Formular, soweit er durch fettgedruckten Hinweis auf diese Möglichkeit aufmerksam gemacht wird. 
  • Anders als bei der Einwilligung in Bezug auf Werbung per Briefpost ist es  aufgrund der Rechtsprechung unzulässig, in eine allgemeine Erklärung (z.B. einen Antrag auf eine Kundenkarte) die Einwilligung in Informationen per SMS, E-Mail oder Telefax zu integrieren. Diese Einwilligung muss stattdessen für jeden Kommunikationskanal separat mit einer gesonderten Unterschrift des Antragsstellers (opt-in) erfolgen. Es ist also erforderlich, weitere Einwilligungserklärungen in Bezug auf die E-Mail, Telefax- oder SMS Werbung aufzunehmen, die als opt-in-Lösung mit gesonderter Unterschrift gestaltet werden müssen und im Übrigen den o.g. formellen Anforderungen (Fettdruck, Rahmen etc.) zu genügen haben. 
  • Die Einwilligungserklärungen müssen unbedingt archiviert werden. Das gilt auch für den Fall, dass Kunden sich z.B. über die Website des Unternehmens für den Erhalt von E-Mails (z.B. Newsletter) anmelden. In diesem Fall sollte die Website auch die Möglichkeit bieten, die E-Mail-Werbung wieder abzubestellen.



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